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FAQ

Foreign VAT refund

What is VAT (Value Added Tax)?

VAT is a tax on consumption; it is charged on goods and services that are sold or otherwise supplied in Europe, such as: :

  • promotional campaigns
  • business trips
  • representative offices
  • technical costs and works overhead expenses (plant equipment)
  • cost of insuring sports events

The rate of VAT is different in each of the 27 countries of the European Union, ranging from 5% to 27% of the amount. .

Who may reclaim the VAT refund ?

Foreign companies can reclaim VAT, subject to certain conditions. To this effect, a claim for refund of VAT must be submitted to the competent French tax authority.
The procedure for reclaiming VAT is, in principle, reserved to companies. Companies of EU member states must therefore be in possession of a VAT registration certificate issued in the country to which they belong. Non-EU countries wishing to reclaim VAT paid in France must appoint a tax representative.

What are the principal conditions for reclaiming VAT ?

Apart from formal requirements, non-French companies may reclaim VAT paid in France, provided they fulfil two legal requirements :

  • do not have any permanent establishment in France
  • do not make transactions that are subject to VAT in France
  • in some cases to appoint a tax representative in the country of refund (see  the following "Tax Representation" section)
  • in some cases a reciprocity agreement must exist between the 2 countries (see below)

Qu'est-ce que le principe de réciprocité ?

Si au sein de l’Union Européenne le mécanisme de remboursement de TVA est obligatoire (une société établie dans un Etat Membre doit pouvoir récupérer la TVA supportée dans un autre Etat Membres), plusieurs pays de l’Union Européenne (notamment l’Allemagne, l’Espagne, l’Italie ou encore la plupart des membres ayant récemment rejoint l’Union) ont restreint la possibilité de remboursement de la TVA aux sociétés non établies dans l’Union Européenne. Ces pays exigent que la société requérante soit établie dans un pays accordant également le remboursement de la TVA aux sociétés établies dans le pays de remboursement. Exemple : Pour qu’une société située à Taiwan puisse récupérer la TVA en Allemagne, il faut qu’une société allemande puisse également avoir le droit de récupérer la TVA à Taiwan.

N’hésitez pas à nous contacter pour connaître les possibilités de remboursement selon les pays.

Est-il vraiment nécessaire de passer par un représentant fiscal ?

Dans certains pays européens comme la France, la désignation d’un représentant fiscal est obligatoire pour les sociétés non communautaires. La demande de remboursement est de ce fait irrecevable si la société requérante la dépose elle-même.

Pour les sociétés communautaires, il n’est pas nécessaire de faire appel à un représentant fiscal, mais le service que ce dernier apporte est vivement conseillé. En effet, il maîtrise les rouages du remboursement de la TVA, les pièges à éviter, analyse votre schéma économique, vous pose les bonnes questions, formule des recours en votre nom, le tout afin d’assurer dans plus de 95 % de cas des décisions favorables sur les dossiers des clients.

On which purchases VAT can be reclaimed ?

There is a large number of purchases for which VAT may be reclaimed and there are significant differences between the different countries of the European Union, the rules for deductibility not being the same in all countries.


 As regards refundable non-French VAT, there are 5 main types of purchases for which VAT may be reclaimed:

  • purchases for participating in trade fairs or events
  • travel and business entertainment expenses
  • VAT on imports
  • technical costs (costs of equipment, warranty, manufacturing...)
  • liaison office costs

What are the average amount of time for refunds to be paid ?

European tax authorities refund VAT within 3 to 15 months of submission of the claim. The period of time prior to receipt of payment depends on when the claim is submitted and differs from country to country.

Are the conditions for refunds the same for each EU countries ?

The rule for VAT deductibility differs from one member state to another, mainly on travel and entertainment expenses.


There are also notable differences in the procedures for reclaiming VAT in each country. These differences mainly concern:

    • periods of time before refunds are paid
    • the rules governing when and how VAT must be accounted for, for example, in France, for services, the date of payment of an invoice establishes when VAT is due, whereas in other countries it is the date of the invoice
    • documents to be submitted
    • restrictions on the right for reclaiming VAT for companies outside the EU: application of the principle of reciprocity, obligation to appoint a tax representative

What deadlines apply for filling applications with the Tax authorities ?

  • September the 30th of the year following the due date, for claims issued by EU companies.
  • According to each refund country for claims issued by non EU companies.

We strongly recommend not to wait and to initiate upon receipt an invoice the VAT refund process.

 

What must be shown on an invoice to allow the refund of the VAT paid ?

Only the original invoices are accepted by the tax authorities. What must be shown on the invoice :

  • Invoice date
  • Invoice number
  • Name, adress and VAT registration number of the invoicing company
  • Name and full adress of your company 
  • Description of goods purchased or provided services
  • Total amount excluding VAT
  • VAT rate and VAT amount
  • Total amount including VAT

The recipient mentioned on the importation documents must be the applicant company.

In addition somes countries as Portugal require the VAT registration number of the customer is on the invoice.

Finally some countries apply simplification rules for low amount invoices. Please contact us for more details.

TAX Representation

Qu'est-ce qu'un représentant fiscal TVA ?

Le rôle du représentant fiscal est de représenter auprès des autorités fiscales d’un autre pays une société étrangère qui aurait du fait de ses activités des obligations en matière de TVA dans cet autre pays.

Dans les rapports avec l’administration fiscale, son rôle est déterminant parce qu’il prend en charge pour le compte de son client étranger:

  • la demande d’immatriculation à la TVA
  • l’établissement et le dépôt des déclarations fiscales périodiques
  • il répond aux questions de l’administration fiscale et suit les contrôles
  • il formule des réclamations auprès des services fiscaux pour son client
  • il accompagne son client pour faciliter ses démarches fiscales en Europe

Dans certains cas, le représentant fiscal est solidairement responsable avec son client pour toutes les obligations fiscales de ce dernier en matière fiscale. Les services d’un représentant fiscal sont dans plusieurs pays européens obligatoires pour les sociétés hors communautaires et restent recommandés pour les sociétés communautaires.

Qui doit faire appel aux services du représentant fiscal ?

Les sociétés étrangères qui réalisent en France ou en Europe des opérations dites taxables doivent faire appel aux services d’un représentant fiscal et s’immatriculer à la TVA dans le pays concerné.

Qu'est-ce qu'une activité taxable ?

Une activité taxable est une opération de vente de biens ou de services qui :

  • soit du fait des règles de TVA nécessite que la TVA locale soit facturée. L’entreprise qui la réalise doit donc collecter de la TVA pour
  • impose des opérations déclaratives dans le pays où est elle réalisée. Il existe en effet des opérations considérées comme taxables mais exonérées. Dans ce cas de figure, la société étrangère ne doit pas mentionner la TVA sur sa facture, mais doit quand même faire une déclaration au service des impôts via son représentant fiscal.

Mon entreprise réalise t-elle une opération taxable ?

Ci-dessous quelques exemples d’opérations nécessitant une immatriculation à la TVA et la désignation d’un représentant fiscal. Cette liste est bien sûr illustrative et non exhaustive.

  • Exportation depuis un pays de l’Union européenne.
    Exemple : une société canadienne achète des marchandises auprès d’une société française et se fait livrer en France. La société canadienne prend en charge l’exportation vers le Canada.
  • Livraison d’un bien au départ d’un pays de l’Union Européenne et à destination d’un autre pays de l’Union Européenne.
    Exemple : une société suisse commande une marchandise auprès d’une société française et demande que la livraison soit faite directement chez son client en Belgique.
  • Achat-revente (négoce) d’un bien dans un pays de l’Union européenne.
    Exemple : une société américaine achète des marchandises auprès d’un fournisseur allemand et demande que la livraison soit faite directement chez son client en Allemagne
  • Organisation d’un congrès, colloque, symposium, séminaire.
    Exemple : une association professionnelle espagnole organise en France un séminaire annuel pour ses adhérents.
  • Location de bateaux de plaisance.
    Exemple : une société luxembourgeoise fait louer des yachts à des particuliers sur la Côte d’Azur en France.
  • Livraison de biens avec installation ou montage. Exemple : une société suédoise vend un ensemble industriel à une société allemande. Les machines sont expédiées en Allemagne pour y être installées par la société suédoise.
  • Ventes à distance dans l’Union Européenne. Exemple : une société autrichienne réalise des ventes par internet à des particuliers en France, Allemagne, Belgique, Italie, Suède, Royaume Uni, Espagne, Portugal, etc.
  • Réalisation des travaux immobiliers dans un pays de l’Union européenne.
    Exemple : en entrepreneur italien réalise des travaux de rénovation d’une maison ou d’un immeuble de bureaux en France.

Que veut réellement dire « s'immatriculer à la TVA » ?

Beaucoup d’entreprises pensent que « s’immatriculer à la TVA » dans un pays européen veut dire y créer une société, une filiale ou un succursale.

Or, cette conception est tout simplement erronée.

L’immatriculation à la TVA d’une société étrangère veut dire que celle-ci obtient un numéro d’identification à la TVA qui lui permet de réaliser ses déclarations fiscales et demander le remboursement de TVA quand il y a un surplus. Cette société n’a donc pas à payer les impôts des sociétés dans le pays où elle est immatriculée aux seules fins de la TVA.

Est-il vraiment nécessaire de s'immatriculer à la TVA ?

Certaines sociétés continuent de croire que l’immatriculation à la TVA est optionnelle, voire même inutile. Mais l’immatriculation n’est pas un choix : c’est une obligation qui s’impose quand une entreprise réalise des opérations taxables dans un autre pays. Dans certains cas, une immatriculation permet même :

  • une optimisation de la trésorerie: dans certains cas, sur la présentation de votre numéro de TVA, vous pouvez recevoir des factures des fournisseurs sans TVA.
  • .
  • .

Combien de temps prend une demande d'immatriculation à la TVA ?

Le temps d’une demande d’immatriculation à la TVA peut prendre entre 3 semaines à 2 mois en fonction de l’activité de la société requérante et du pays concerné.

Capital Gain Tax

Qui est concerné par la Représentation Fiscale Immobilière ?

Toute personne physique ou morale résidant fiscal dans un pays hors de l'UE et de l'Espace Economique Européen qui vend un bien immobilier ou des droits sociaux immobiliers en France, doit désigner un représentant fiscal accrédité qui se charge du bon calcul de l’impôt sur la plus-value et de l’établissement de la déclaration fiscale 2048 IMM ou 2048 M

Attention : un représentant fiscal accrédité doit être désigné même en cas de moins-value.

Qu'est-ce qu'un représentant fiscal accrédité ?

C’est une personne autorisée par l’administration fiscale à assurer le bon calcul de l’impôt sur les plus-values des ventes de biens immobiliers détenus par les non-résidents.

Comment se calcule la plus value imposable ?

La plus value imposable se calcule en faisant la différence entre le prix de vente diminué, des frais de cession, et le prix d’achat, majoré des frais d'acquisition et dépenses de construction/reconstruction/amélioration. Un abattement progressif de 6% à 100% est ensuite appliqué par année de détention de la 6ème jusqu’à la 21ème pour l'impôt, ainsi qu'un abattement de 1,65% à 100% par année de détention de la 6ème à la 30ème pour les prélèvements sociaux.

Depuis le 1er janvier 2015 le taux d’imposition est de :

  • 19% au titre de l'impôt pour les particuliers et les sociétés soumises à l'IR, quelque soit le pays de résidence
  • 15,5%, au titre des prélèvements sociaux pour les particuliers et les sociétés soumises à l'IR quelque soit le pays de résidence
  • 33,33% pour les sociétés soumises à l'IS

Quelles sont les dépenses d'acquisition déductibles ?

Peuvent venir en majoration du prix d’acquisition :

  • les honoraires de notaires, les honoraires du représentant fiscal accrédité.
  • les dépenses pour effectuer les travaux de construction, de reconstruction, d’agrandissement ou d’amélioration du bien cédé sont déductibles, à condition d’apporter des factures justificatives conformes et les preuves de paiement.
    Exemple : dépenses pour les travaux d’aménagement d’une cuisine, d’installation d’un ascenseur ou d’une salle de bain.

Qui peut être dispensé de désigner un représentant fiscal accrédité ?

L’administration fiscale autorise les dispenses automatiques de représentant accrédité dans les cas suivants :

  • le prix de vente du bien immobilier est inférieur ou égal à 150 000 € par cédant
  • la vente est réalisée après une durée de détention du bien supérieure à 30 ans
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